FACTUURMANAGEMENT2017-08-04T10:50:07+00:00

Omzetting van factuurstromen leidt tot efficiënt factuur- en betaalverkeer

TGG heeft zich jarenlang ingezet voor optimalisering van het factuur- en betaalverkeer tussen operators en TGG-deelnemers. U kunt nu alle facturen van alle operators in een door u gekozen formaat ontvangen en het betaalverkeer via één rekeningnummer laten verlopen. Complete factuurstromen kunnen zo worden verwerkt en geconsolideerd.

De praktische kant van de optimalisering wordt voor een belangrijk deel verzorgd door Telegrootgebruik (TGG). TGG verzorgt de verwerking en tijdige betaling van telecomfacturen voor een groot aantal deelnemers en de voorfinanciering van alle betaalverkeer met de operators.

Voorbeelden van optimalisering van het factuur- en betaalverkeer zijn de ontwikkeling van de EAN-standaardtelecomfactuur en – meer recent – de installatie van een nieuw factuursysteem waarin alle factuurberichten van operators kunnen worden geïntegreerd. Het factuursysteem van TGG is sinds 1 januari 2002 operationeel en wordt met een vaste regelmaat geactualiseerd.

Wat betekent dit voor u?

Alle facturen van alle operators en alle diensten kunnen via TGG worden verwerkt. De voordelen van gezamenlijke factuurafhandeling door TGG zijn:

    • Aanlevering van factuurberichten kan in diverse vormen geschieden, zoals EDI (EAN), HTML, hard copy, etc. en facturen mogen afkomstig zijn van alle operators, inclusief operators die geen regeling kennen met TGG.
    • TGG kan facturen afleveren in het EAN-standaardtelecomfactuur-formaat. Deze standaard wordt door EAN onderhouden en is voor alle partijen gelijk. Inhoudelijk blijft de factuur vanzelfsprekend ongewijzigd.
    • Ongeacht de dienst die u afneemt en bij welke operator, u betaalt altijd via één rekeningnummer.
    • Ongeacht de hoeveelheid afgenomen diensten of het aantal operators waarvan u diensten afneemt, u ontvangt maandelijks één totaaloverzicht van de door u ontvangen elektronische berichten (dit is het Afstemmingsoverzicht).
    • Doordat uitvoering van TGG-kortingsregelingen kan worden gekoppeld aan het gebruik van het factuurproces kan TGG controleren of alles conform de gemaakte afspraken verloopt.
    • TGG kent een omvangrijk volume van betaalverkeer. Als gevolg hiervan is het mogelijk afspraken te maken met operators over de wijze waarop betaalverkeer wordt onderhouden. Het hierdoor behaalde voordeel komt ten gunste van gebruikers van het TGG-factuurproces.
    • TGG heeft inmiddels jaren ervaring in factuur- en betaalverkeer met operators. U kunt daar uw voordeel mee doen. Verhelpen van betwistingen en incidenten en uitvoeren van procedures die zich kunnen voordoen in factuur- en betaalverkeer behoren tot de dagelijkse werkzaamheden van TGG.

U kunt zelf het gewenste formaat en de samenstelling van de door u gewenste financiële rapportages over het betaalverkeer met TGG afspreken. Managementsrapportages inzake de aard van het verbruik ontvangt u van uw leverancier(s). De wijze waarop het betaalverkeer tussen uw organisatie en TGG wordt afgehandeld kunt u eveneens met TGG bespreken.

Omzetting van factuurstromen

Stap 1
In deze eerste fase wordt het totaal aan facturen per leverancier geïnventariseerd. Tevens moeten openstaande nota’s en betwistingen voor de ingangsdatum van de omzetting worden afgehandeld en moeten betrokken leverancier(s) worden geïnformeerd. De factuurmanagement-overeenkomst TGG kan worden ondertekend en de datum van de omzetting kan worden vastgesteld.

Stap 2
Gedurende de tweede stap kan TGG de factuurstroom voor uw organisatie gaan inrichten. Hoe wilt u facturen aangeleverd hebben (HTML, EDI (EAN), papier)? Van welk presentatiepakket wilt u gebruik maken. Ook moet de betaalwijze worden vastgesteld (automatische betaling, automatische incasso, voorschot, etc).

Stap 3
Dit is de operationele fase. De factuurstroom wordt omgezet naar TGG en eventueel nog noodzakelijke optimalisaties worden afgestemd.

Stap 4
Tijdens de laatste stap is er ruimte voor maatwerk, waarbij de door u gewenste rapportages kunnen worden vastgesteld. Afhankelijk van de omvang van de factuurstroom en van bijzondere wensen bedraagt de doorlooptijd van de hierboven beschreven stappen circa drie tot vier maanden.

De procedure voor betaalverkeer tussen u en TGG kan individueel worden overeengekomen. De betaaltermijn zal in belangrijke mate afhankelijk zijn van hetgeen u zelf eerder met uw leverancier hebt afgesproken. Uitgangspunt voor TGG is evenwel dat snelle betalers maximaal rendement behalen.

Toekomst

Op de website wil TGG een module voor financiële rapportages gaan inrichten. Of dit daadwerkelijk wordt gerealiseerd, is afhankelijk van de interesse die hiervoor bij de gebruikers van het TGG-factuurproces bestaat.

Wilt u meer weten?

Bel ons gerust. TGG adviseert u graag hoe voor u, uw specifieke situatie een oplossing kan worden geboden. U kunt natuurlijk ook een email sturen naar TGG: info@tgg.nl.

Door Telegrootgebruik is tevens een publicatie samengesteld waarin informatie wordt gegeven over haar dienstverlening op het gebied van factuurverwerking en de samenstelling van rapportages.